Już od września biała lista podatników VAT

Z dniem 1 września br. wejdzie w życie Ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2019 poz. 1018) (dalej: Ustawa nowelizująca), która zakłada m. in. udostępnienie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w formie elektronicznej wykazu informacji o podatnikach VAT (tzw. białą listę podatników). Minister Finansów uzasadnia, że ww. lista ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów.

Lista ma być dostępna na stronie Ministerstwa Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zastąpi ona dotychczasowe listy podatników niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych. 

Jakie dane będzie zawierała biała lista podatników VAT?

W białej liście podatników, obok informacji takich jak nazwa firmy lub imię i nazwisko właściciela, numer REGON, NIP oraz PESEL, adres prowadzenia działalności, imiona i nazwiska osób reprezentujących podmiot, data rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru jako podatnika VAT, udostępnione zostaną numery rachunków rozliczeniowych wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym,  pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej. 

Biała lista podatników VAT odpowie przede wszystkim na takie pytania, jak:

• Czy potencjalny kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• Jaka była podstawa prawna tego, że określonemu podmiotowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT,
• Na jaki numer rachunku bankowego należy regulować płatności, aby nie narazić się na uwikłanie w nierzetelne czynności naszego kontrahenta.

Powyższe oznacza, że aby firma znalazła się na białej liście podatników nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych czynności. Wszystkie dane zostaną przeniesione i scalone z innych dostępnych dla KAS rejestrów. 

Co warto zrobić przed 1 września 2019

Mając to na uwadze, przed dniem 1 września 2019 r. wskazane jest zweryfikowanie w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub poprzez CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej), czy posiadany przez organy KAS numer rachunku, z którego korzysta firma podatnika, jest aktualny. Podmiot, którego dane zostaną zawarte w wykazie, będzie uprawniony do złożenia przed Szefem Krajowej Administracji Skarbowej wniosku o usunięcie lub sprostowanie danych innych niż dane osobowe niezgodne ze stanem rzeczywistym.

Biała lista podatników VAT a obowiązki i sankcje

W konsekwencji wprowadzanych zmian, po wejściu w  życie nowelizacji, przed dokonaniem większych płatności na rzecz kontrahenta, podatnicy zobowiązani będą sprawdzić, czy rachunek wskazany do zapłaty faktury wystawionej przez świadczącego, który jest czynnym podatnikiem VAT, znajduje się na tzw. białej liście podatników. Dla celów dowodowych warto wówczas zachować w dokumentach transakcji potwierdzenie weryfikacji kontrahenta.

Zwracamy jednocześnie uwagę, że od 1 stycznia 2020 r. dokonanie zapłaty na inny rachunek bankowy sprzedawcy niż wskazany na białej liście podatników będzie skutkował wyłączeniem takiego wydatku z kosztów uzyskania przychodów. Zasada ta dotyczyć będzie przelewów powyżej kwoty 15 tys. zł (a kosztem niestanowiącym kosztu uzyskania przychodu ma być w takim przypadku kwota przekraczająca limit 15 tys. zł). Należy przy tym podkreślić, że ww. sankcja nie będzie dotyczyć kontrahentów zagranicznych, niezarejestrowanych w Polsce dla celów VAT, którzy nie będą uwzględnieni w wykazie. 
Ponadto, jeżeli kontrahent, na którego konto przelano zapłatę z naruszeniem nowych regulacji, nie odprowadzi podatku VAT - nabywcy grozi odpowiedzialność solidarna ze sprzedawcą. 

Powyższe sankcje uregulowane zostaną w znowelizowanym art. 117ba. § 1 Ordynacji podatkowej.  

Pomimo zaniechania ww. obowiązków, Ustawodawca przewidział sytuacje, w których podatnik będzie mógł uniknąć solidarnej odpowiedzialności oraz wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu wydatków powyżej 15 tys. zł. Zgodnie bowiem z art. 117ba § 3 oraz art. 117bb Ordynacji Podatkowej, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2020 r., jeśli w ciągu 3 dni od nadania błędnego przelewu podatnik zawiadomi o zaistniałym zdarzeniu właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego, bądź dokona płatności z  zastosowaniem modelu split payment, nie poniesienie ujemnych dla siebie konsekwencji.

Jak zminimalizować ryzyka

Podsumowując, od 1 września 2019 r. należy:

• Weryfikować swoich kontrahentów na białej liście podatników VAT. W szczególności dotyczy to nowych kontrahentów. Jeżeli danego podmiotu nie ma w wykazie, to bezwzględnie należy wstrzymać się z realizacją transakcji. 
• W dniu planowanej płatności za towary lub usługi należy bezwzględnie sprawdzić, czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam, jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeżeli rachunek nie jest taki sam, to należy to bezzwłocznie wyjaśnić ze swoim kontrahentem jeszcze przed dokonaniem płatności. Oczywiście może zdarzyć się sytuacja, że organy podatkowe nie posiadają wiedzy o aktualnym numerze rachunku potencjalnie rzetelnego kontrahenta, jednak z uwagi na potencjalne sankcje nie należy bagatelizować takich okoliczności. 
• Jeżeli przyjmowane płatności przekraczają w jednej transakcji 15 tys. zł, należy zweryfikować również własny rachunek bankowy w zakresie, czy zgadza się on z tym posiadanym przez organy KAS. Zaniedbania w tej kwestii po 31 grudnia 2019 r. mogą narazić na sankcje również bezpośrednich kontrahentów.