Rewolucyjne zmiany w fakturowaniu od 1 lipca 2024 r.

Prezydent podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur.

KSeF udostępniony został przedsiębiorcom do dobrowolnego korzystania od 1 stycznia 2022 r., umożliwiając przygotowanie się do obowiązkowego systemu e-fakturowania, który co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., zaś w przypadku małych i średnich firm zwolnionych z VAT - od 1 stycznia 2025 r.

Obecnie e-faktura działa jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Zdaniem Ministerstwa Finansów wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe. Jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności.

Główne założenia ustawy o VAT wprowadzającej obowiązek KSeF

• Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. przy wydłużeniu o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Korzyści podatkowe z wdrożenia KSeF

• Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie: 40 dni zamiast 60 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
• KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Jak podkreśla MF, obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to, według MF, przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.

Resort wskazuje również na zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym. Dodatkowo – zdaniem MF – automatyzacja procesów księgowych zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

KSeF zdecydowanie zrewolucjonizuje dotychczasowe praktyki kontraktowe.

Likwidacja faktury w znanej nam obecnie formie (a przy tym likwidacja czynności korygujących poza systemem – to, co wejdzie do KSeF pozostaje w KSeF) wymusza na przedsiębiorcach zrewidowanie dotychczasowych nawyków oraz przemyślane zorganizowanie i przygotowanie firmy na zmiany procesu fakturowania i jego technicznej strony.

W interesie przedsiębiorców leży, aby już teraz poznali oni zasady działania nowego systemu i nauczyli się z niego korzystać. Niezbędnym jest przy tym nie tylko zapoznanie się z przepisami, lecz także sprawdzenie, czy wykorzystywane przez nich oprogramowanie spełnia standardy fakturowania elektronicznego. Istotnego znaczenia nabiera również kwestia zweryfikowania obowiązujących umów handlowych, których treść może wymagać dostosowania do nowych wymogów fakturowania.

Przygotowując się do wdrożenia KSeF można posłużyć się udostępnioną przez Ministerstwo Finansów testową wersją systemu. Dostęp do niej jest darmowy i nie wymaga formalnego zgłoszenia, a dokumenty księgowe wystawione w ramach testów nie trafiają do obiegu prawnego. Wersja testowa umożliwia odpowiednio wcześniej zrozumieć, czym jest i jak funkcjonuje KSeF.

Przygotowanie do Krajowego Systemu e-Faktur to z pewnością proces wymagający i czasochłonny. Początki mogą być trudne, ale w dłuższej perspektywie KSeF powinien znacznie ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej.