Zgłoszenia, postępowania, ryzyko reputacyjne – jak zabezpieczyć organizację na gruncie Dyrektywy 2023/970?

Nowa rzeczywistość regulacyjna – większa przejrzystość to większe oczekiwania

Dyrektywa (UE) 2023/970 nie tylko wprowadza obowiązki informacyjne i raportowe w zakresie wynagrodzeń, ale również wzmacnia pozycję pracowników oraz ich przedstawicieli w procesie monitorowania przestrzegania zasady równości płac.

Z perspektywy organizacji oznacza to konieczność wdrożenia nie tylko zgodnych z prawem siatek wynagrodzeń, lecz także spójnych, bezpiecznych i transparentnych mechanizmów zarządzania ryzykiem wewnętrznym – w tym skarg, zgłoszeń i postępowań wyjaśniających.

Wzmocnienie uprawnień pracowniczych

Dyrektywa przyznaje pracownikom szereg uprawnień, które mają realne znaczenie dla praktyki funkcjonowania firm:

• prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu nierówności płacowej,
• ochronę przed działaniami odwetowymi, również wobec osób wspierających postępowanie,
• domniemanie naruszenia zasad równego traktowania, jeśli pracodawca nie udowodni przeciwnych okoliczności,
• możliwość działania za pośrednictwem związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników – zarówno w imieniu, jak i na rzecz osoby zgłaszającej.

Pracodawca musi być gotowy nie tylko do udzielenia informacji, ale również do obrony decyzji płacowych na poziomie organizacyjnym, strategicznym i formalnoprawnym.

Postępowania wyjaśniające i procedury wewnętrzne – fundament bezpieczeństwa

Zarządzanie zgłoszeniami wymaga wyprzedzającego przygotowania mechanizmów reagowania, które powinny obejmować:

• wewnętrzne procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
• przejrzyste zasady działania zespołów wyjaśniających,
• wyznaczenie ról dla działów HR, compliance, prawnego i komunikacji wewnętrznej,
• dokumentację decyzji i działań podjętych na każdym etapie.

Dobrze zaprojektowany system daje firmie realną kontrolę nad procesem, ogranicza ryzyko błędów formalnych i zapewnia możliwość spójnego zarządzania ryzykiem prawnym, operacyjnym i reputacyjnym.

Zarządzanie zgodnością – współpraca kluczowych funkcji i rola doradztwa prawnego

Skuteczne wdrożenie obowiązków wynikających z Dyrektywy 2023/970 wymaga nie tylko znajomości regulacji, ale również realnej integracji działań pomiędzy kluczowymi obszarami organizacji: kadrami, compliance i obsługą prawną.

Dla zapewnienia zgodności i ograniczenia ryzyk, każda z tych funkcji pełni odrębną, ale ściśle powiązaną rolę:

• Dział HR powinien odpowiadać za dostosowanie systemów wynagrodzeń, procesów rekrutacyjnych oraz ścieżek rozwoju zawodowego do zasady równego traktowania – a także za prowadzenie dialogu z pracownikami i ich przedstawicielami.
• Jednostki compliance zgodnie z założeniami powinny monitorować skuteczność wdrożonych procedur i reagują na potencjalne sygnały o nieprawidłowościach, dbając o zachowanie przejrzystości wewnętrznych procesów.
• Zespoły prawne, we współpracy z doradcami zewnętrznymi, zapewnią interpretację przepisów, analizę ryzyk i wsparcie organizacji w postępowaniach wewnętrznych oraz w kontaktach z organami nadzoru i reprezentacją pracowniczą.

Jak AXELO wspiera pracodawców w zarządzaniu ryzykiem?

W odpowiedzi na nowe wyzwania wynikające z Dyrektywy 2023/970, kancelaria AXELO wypracowała kompleksowe i strategiczne podejście do wdrażania mechanizmów zgodności z zasadą równości wynagrodzeń. Znajomość dyrektywy na poziomie praktycznym i legislacyjnym, połączona z wieloletnim doświadczeniem we wspieraniu pracodawców w obszarze prawa pracy, pozwoliły nam opracować realne, wdrażalne i skuteczne rozwiązania, które mogą zostać zaadaptowane do specyfiki każdej organizacji – niezależnie od jej wielkości, branży czy poziomu zaawansowania wewnętrznych struktur.

Oferujemy m.in.:

• projektowanie i wdrażanie procedur zgłaszania oraz wyjaśniania przypadków nierównego traktowania i skarg płacowych,
• tworzenie nowoczesnych polityk antymobbingowych i antydyskryminacyjnych, uwzględniających wymogi dyrektywy i krajowych przepisów,
• przygotowanie kadry menedżerskiej i zespołów HR do bezpiecznego reagowania na zgłoszenia i prowadzenia postępowań wewnętrznych,
• prowadzenie audytów zgodności działań organizacyjnych z Dyrektywą 2023/970, w tym analiz ryzyk prawnych i operacyjnych,
• doradztwo w zakresie komunikacji z przedstawicielami pracowników oraz organizacjami związkowymi.

Nasze podejście opiera się na indywidualnej analizie modelu funkcjonowania Klienta – uwzględniamy zarówno strukturę organizacyjną, jak i kulturę pracy oraz aktualny poziom dojrzałości wewnętrznych procesów.

Zapraszamy do kontaktu z zespołem kancelarii AXELO – r. pr. dr Natalią Ożóg, adwokatem, menadżerem w praktyce prawa pracy Sylwią Potępą-Koziej oraz aplikantem radcowskim Maciejem Cuprysiem. Wspólnie z Państwem opracujemy rozwiązania szyte na miarę, które zintegrują wymogi prawne z rzeczywistością operacyjną Państwa firmy – zapewniając zgodność, bezpieczeństwo i przewidywalność.

Zachęcamy również do śledzenia naszych profili w mediach społecznościowych, gdzie znajdą Państwo kolejne praktyczne opracowania oraz narzędzia wdrożeniowe dla pracodawców.

LINK DO POBRANIA