Okazjonalna praca zdalna w praktyce – perspektywy i wyzwania

W kwietniu bieżącego roku Kodeks pracy na skutek obszernej nowelizacji przeszedł znaczące zmiany, wprowadzając możliwość regularnej oraz okazjonalnej pracy zdalnej. Ta decyzja, choć reflektuje globalne trendy i potrzeby, wywołała wiele pytań i wątpliwości zarówno wśród pracodawców jak i pracowników.

W odpowiedzi na liczne zapytania odnoszące się do okazjonalnej pracy zdalnej, w tym materiale postaramy się syntetycznie wyjaśnić kluczowe kwestie dotyczące tej nieuniknionej zmiany w prawie pracy. Przy okazji podpowiemy praktyczne rozwiązania oraz wyjaśnienia, które pomogą lepiej zrozumieć i zaadaptować się do nowych regulacji.

Brak planów wprowadzenia pracy zdalnej przez pracodawcę: Czy zasady i ocena ryzyka zawodowego dotyczące pracy zdalnej powinny być mimo to zaktualizowane w regulaminie pracy?

Nawet jeśli pracodawca nie wprowadził ogólnych zasad dotyczących pracy zdalnej w Zakładzie Pracy (na przykład w formie regulaminu pracy zdalnej), możliwe jest, że otrzyma on wniosek o pracę zdalną od pracownika, w tym od pracownika uprawnionego do składania obowiązujących wniosków o pracę zdalną. Możliwość odrzucenia takiego wniosku od uprawnionego pracownika występuje jedynie w szczególnych sytuacjach. Co więcej, pracownicy mają prawo składać wnioski o okazjonalną pracę zdalną. Konieczne jest również przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego w przypadku pracy zdalnej, nawet jeśli pracodawca zgodzi się na jednorazowy wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną.

Czy pracodawca ma obowiązek uzgodnić z pracownikiem sposób potwierdzenia rozpoczęcia okazjonalnej pracy zdalnej?

Okazjonalna praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy w art. 6733, zgodnie z którym praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, zgodnie z §2 6733 KP nie jest wymagane, aby pracodawca tworzył wewnętrzne regulacje lub zawierał z pracownikiem indywidualne porozumienie określające zasady wykonywania pracy w tej formie. Wskazujemy jednak, iż ich zawarcie nie jest zabronione.

Oznacza to, iż nie ma prawnego obowiązku, aby pracodawca uzgadniał z pracownikiem sposób potwierdzania rozpoczęcia pracy w formie zdalnej (okazjonalnej). Jednak decyzja o weryfikacji i metodologii potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy pozostaje w gestii pracodawcy. Tym samym pracodawca może uzgodnić z pracownikiem sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną okazjonalną mając na względzie organizację, specyfikę oraz wymogi operacyjne i techniczne wykonywanej przez pracownika pracy.

Jednocześnie warto zauważyć, iż obowiązek wskazania sposobu rozpoczęcia pracy zdalnej, odmiennie od okazjonalnej pracy zdalnej, obowiązuje w przypadku „klasycznej” pracy zdalnej. Ustawodawca wprost wskazał bowiem w art. 6720 §6 KP, iż pracodawca jest zobowiązany m. in. do określenia, w porozumieniu z pracownikiem lub w regulaminie pracy zdalnej, zasad porozumiewania się między pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną. W tym zakresie powinien zostać określony sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Czy pracodawca może ograniczyć dozwoloną ilość dni okazjonalnej pracy zdalnej?

Kodeks pracy określa maksymalną ilość dni, które pracownik może przeznaczyć na okazjonalną pracę zdalną w ciągu jednego roku kalendarzowego. Powodem ustanowienia limitu jest fakt, iż praca zdalna na żądanie może zwolnić pracodawcę z wielu obowiązków, takich jak zapewnienie materiałów i sprzętu do pracy, w tym urządzeń technicznych, opłacenie rachunków za energię elektryczną i dostęp do Internetu.

Warto jednak zauważyć, że nowe przepisy nie gwarantują pracownikowi 24 dni pracy zdalnej. Dlatego pracodawca nie ma obowiązku przyznawania pełnej puli tych dni, a nawet żadnej części, jeśli uzna, że obecność pracownika w miejscu pracy jest konieczna. W związku z tym pracodawca może uznać, że w jego firmie praca zdalna na żądanie nie będzie stosowana lub będzie możliwa tylko w ograniczonym zakresie, mniejszym niż 24 dni w roku.

Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Należy podkreślić, iż nowe regulacje Kodeksu pracy nie gwarantują pracownikom praw do 24 dni pracy zdalnej rocznie. Z tego powodu, bez względu na to, czy pracodawca wprowadził jakiekolwiek regulacje dotyczące pracy zdalnej (np. w formie regulamin lub w porozumieniu z pracownikiem), wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną nie jest dla niego wiążący. Wprowadzone do Kodeksu pracy przepisy są jednym z możliwych sposobów dostosowania formy pracy do czasowej zmiany lokalizacji. Jednak nie zmuszają one pracodawcy do zmiany funkcjonowania Zakładu Pracy, zwłaszcza jeśli mogłoby to negatywnie wpłynąć na organizację całego procesu pracy.

Pracodawca nie jest zobligowany do uzasadniania decyzji odmownej. Jeżeli jednak różnicuje sytuację pracowników znajdujących się w podobnych okolicznościach, warto podać pracownikowi (przynajmniej w formie elektronicznej) powody nieuwzględnienia jego wniosku w celu uchronienia się od zarzutu dyskryminacji.

Czy pracodawca, nieposiadający określonych zasad pracy zdalnej, ma prawo zlecić pracownikowi korzystanie z okazjonalnej pracy zdalnej?

Wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej jest możliwe wyłącznie w przypadku złożenia stosownego wniosku przez pracownika. W związku z tym, pracodawca nie ma możliwości zainicjowania tego trybu pracy. Co więcej, nie ma prawa zlecić pracownikowi pracy w tej formie. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej precyzyjnie określają sytuacje, w których pracodawca może kierować pracownika do pracy zdalnej - są to: stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii oraz okres, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy ze względu na siłę wyższą.

Czy pracodawca może zapewnić większy wymiar dni okazjonalnej pracy zdalnej?

Należy zauważyć, iż 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej określone w Kodeksie pracy to maksymalna liczba, z jakiej może skorzystać pracownik. Związane jest to z faktem, iż w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej obowiązki pracodawcy są ograniczone.

Oznacza to, iż każdy następny dzień pracy zdalnej powinien być przeprowadzany zgodnie z przepisami dotyczącymi jej "zwykłego" trybu, czyli zgodnie z zasadami ustalonymi w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu z organizacjami związkowymi lub samym pracownikiem oraz zgodnie z wymaganiami określonymi w Kodeksie pracy.

Okazjonalna praca zdalna a wymóg spełnienia określonych kryteriów lokalowych, technicznych oraz BHP

Pomimo faktu, iż Kodeks pracy wprost nie reguluje kwestii odnoszącej się do wymagań technicznych, lokalowych oraz BHP w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, to wskazujemy, iż pracodawca może uzależnić swoją zgodę na okazjonalną pracę zdalną od złożenia stosownego oświadczenia przez pracownika, wskazującego, iż spełnia on odpowiednie warunki techniczne, lokalowe oraz standardy bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodne z normami zakładowymi.

W przypadku pojawienia się jakichkolwiek dodatkowych pytań czy niejasności dotyczących pracy zdalnej, zachęcamy do skorzystania z pomocy naszych doradców.