Koszty pracy zdalnej – nowe zasady wprowadzane nowelizacją KP

W nowelizacji Kodeksu pracy przyjętej przez Sejm 1 grudnia 2022 r., mającej wprowadzić pracę zdalną do kodeksu pracy (druk sejmowy 2335), przewidziany został obowiązek ponoszenia przez pracodawcę kosztów związanych ze stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy zdalnej.

Nowelizacja ustawy wskazuje na następujące koszty pracy zdalnej:

• materiały i narzędzia pracy

Zgodnie z nowo dodawanym art. 67(24) § 1 pkt 1 k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Ustawa nie wyjaśnia jednak jak należy rozumieć materiały, narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne

Narzędzia pracy to przede wszystkim urządzenia umożliwiające wykonanie czynności składających się na proces pracy, które pracodawca uznaje za niezbędne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku pracy w formule pracy zdalnej. Podstawowym takim narzędziem jest oczywiście komputer. Wszelkie inne narzędzia będą wynikały ze specyfiki danego stanowiska i sposobu wykonywania pracy. Takie narzędzie mogą obejmować router internetowy, telefon komórkowy, dodatkowy monitor czy osprzęt komputerowy (klawiatura, mysz), drukarkę czy skaner.

Z kolei materiały, to przede wszystkim przedmioty eksploatacyjne wykorzystywane przy pracy zdalnej, najczęściej przy użyciu narzędzi. Należy do nich niewątpliwie papier czy toner do drukarki.

• własne materiały i narzędzia pracy (zapewnione przez pracownika)

Specyfika wykonywania pracy zdalnej może wymagać korzystania z materiałów czy narzędzi pracy nie zapewnionych przez pracodawcę, które może zapewnić pracownik. Do takich materiałów i narzędzi pracy może należeć np. drukarka i papier niezbędny do wydrukowania dokumentów, jeżeli jest to konieczne w procesie pracy. Inne takie narzędzia pracy to telefon, skaner czy specjalistyczne oprogramowanie.

Korzystanie z takich materiałów i narzędzi pracy nie zapewnianych przez pracodawcę oznacza jednak konieczność zapłacenia pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego. Jego wysokość powinna odpowiadać faktycznym kosztom korzystania przez pracownika do celów związanych z pracą materiałów i narzędzi pracy, przy czym wysokość tego ekwiwalentu ustala pracodawca w uzgodnieniu z pracownikiem.

Ze względów praktycznych lepiej zastąpić ekwiwalent ryczałtem - taką możliwość przewiduje zaprojektowany art. 67(24) § 4 Kodeksu pracy. Zasady liczenia ryczałtu są co prawda takie same jak w przypadku ekwiwalentu, ale odwołują się do przewidywanych, a nie faktycznych kosztów. W przypadku kwoty ryczałtu nie ma wymogu uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Pracodawca ustala jedynie jakie elementy powinien uwzględniać przy ustalaniu kwoty ryczałtu, przewidzieć zakres wykorzystania materiałów i narzędzi pracy pracownika i na tej podstawie określić wysokość ryczałtu.

• koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej:

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy w zakresie pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną jest pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jest to konsekwencja zobowiązania pracodawcy (nowo dodawany art. 67(24) pkt 2 k.p.) do zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy. W praktyce pracownik ma prawo oczekiwać, że to pracodawca np. zainstaluje drukarkę niezbędną pracownikowi do pracy, skonfiguruje bezpieczne łącze internetowe, itp.

Pracodawca ponosi te koszty w rzeczywistej wysokości. Jeżeli koszty te poniósł jednak pracownik, to obowiązek zwrotu tych kosztów też dotyczy ich rzeczywistej wysokości, a pracownik powinien móc wykazać np. rachunkiem czy fakturą wysokość i tytuł poniesionych kosztów. Jeżeli jednak koszty te (ich część) ma ponosić pracownik, to strony mogą się umówić na ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom z tego tytułu ponoszonym przez pracownika.

• koszty energii elektrycznej:

Koszty energii elektrycznej należy łączyć z narzędziami pracy niezbędnymi do wykonywania pracy zdalnej. Będą to zatem koszy energii elektrycznej użytej przez komputer, dodatkowy monitor, drukarkę lub inne urządzenie, które zostało przekazane przez pracodawcę (ewentualnie jest zapewnione przez pracownika) i jest konieczne dla pracy zdalnej.

Pracodawca jest zobowiązany te koszty pokryć w rzeczywistej wysokości, może też zastąpić ten obowiązek wypłatą ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

• koszty usług telekomunikacyjnych:

Na koszty te składają się przede wszystkim koszty dostępu do Internetu oraz koszty rozmów telefonicznych. Mogą to być też koszty związane z wykorzystywaniem określonych komunikatorów czy narzędzi np. pagerów. Pracodawca będzie zobowiązany pokryć je w rzeczywistej wysokości, może też wypłacać ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

• inne koszty:

Obowiązek pokrywania innych kosztów odnosi się wyłącznie do kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot takich kosztów, innych niż wskazane powyżej, powinien zostać wyraźnie wskazany w porozumieniu lub regulaminie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej. Kluczową kwestią jest bezpośredni związek pomiędzy koniecznością ponoszenia takich kosztów a wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot takich kosztów może nastąpić według faktycznego zużycia, albo w formie ryczałtu – przy zastosowaniu takich samych zasad jak w przypadku innych kosztów obejmowanych ryczałtem.

Zgodnie z nowelizacją (projektowanym art. 67(25) k.p.), zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie będzie one również wchodzić do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Niezwykle istotne będzie zatem odpowiednie opisanie zasad ustalania kosztów, ekwiwalentów i ryczałtów, a także właściwe zdefiniowanie narzędzi pracy, materiałów i norm zużycia w np. w regulaminie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli mają Państwo wątpliwości, jak wdrożyć nadchodzące zmiany, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.