Cyfryzacja potwierdzania szkoleń BHP – nadchodzi rewolucja w onboardingu

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zaproponowało zmianę, która może istotnie uprościć procedury kadrowe w firmach i lepiej dostosować je do cyfrowej rzeczywistości rynku pracy. Projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przewiduje możliwość potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP w formie elektronicznej. Dla pracodawców oznacza to nie tylko wygodę, ale też realne oszczędności czasu i kosztów.

W uzasadnieniu projektu rozporządzenia z dnia 20 czerwca 2025 r. wskazano, że obecny wymóg potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP wyłącznie w formie pisemnej jest anachroniczny i nieprzystający do realiów cyfrowych oraz rosnącej popularności pracy zdalnej.

Zmiana ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, obniżenie kosztów, zwiększenie efektywności procesu onboardingu oraz dostosowanie przepisów do współczesnych modeli pracy, bez uszczerbku dla bezpieczeństwa i interesów stron stosunku pracy.

Nowe rozwiązania – co się zmieni?

Zgodnie z obecnym brzmieniem rozporządzenia, potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego BHP odbywa się wyłącznie na piśmie — poprzez odręczny podpis pracownika w tzw. karcie szkolenia wstępnego. Projekt usuwa ten wymóg i umożliwia potwierdzenie w formie dokumentowej lub elektronicznej, na przykład poprzez e‑mail zawierający imię, nazwisko lub inne dane pozwalające zidentyfikować nadawcę.

Pracodawca będzie zobowiązany do zamieszczenia takiego potwierdzenia w dokumentacji BHP oraz do odpowiedniego oznaczenia tego faktu w karcie szkolenia. Dane te można przechowywać jako wydruk lub załącznik cyfrowy w teczkach pracowniczych.

Dlaczego to istotne?

Dotychczasowy obowiązek uzyskania własnoręcznego podpisu pracownika na papierowej karcie szkolenia stanowił istotne utrudnienie organizacyjne – szczególnie w realiach pracy zdalnej, hybrydowej czy w firmach o rozproszonej, mobilnej strukturze kadrowej. Konieczność fizycznego dostarczenia dokumentu często wydłużała proces onboardingu i generowała dodatkowe koszty logistyczne.

Projektowana nowelizacja eliminuje tę barierę, otwierając możliwość potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP w formie elektronicznej, co znacząco przyspiesza obieg dokumentów, ułatwia ich archiwizację i obniża koszty administracyjne. Co istotne, rezygnacja z wymogu posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym to również wymierna oszczędność finansowa. W zależności od dostawcy i okresu ważności, według ogólnodostępnych danych cena za podpis kwalifikowany kształtuje się na poziomie od 219 zł za dwanaście miesięcy ważności certyfikatu do 529 zł za cztery lata jego użytkowania.

Kiedy zmiany mogą wejść w życie?

Projekt trafił już do konsultacji i planowo ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w IV kwartale 2025 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od ich opublikowania w Dzienniku Ustaw — co oznacza, że najprawdopodobniej jeszcze przed końcem bieżącego roku przedsiębiorcy będą mogli liczyć na wdrożenie nowych rozwiązań.

Co mogą zyskać pracodawcy?

Zastąpienie tradycyjnej papierowej karty szkolenia elektronicznym potwierdzeniem, np. e-mailem, znacząco przyspiesza obieg dokumentów. Proces, który dotąd wymagał wydruku, podpisu, skanowania lub archiwizacji papierowej, można zrealizować w kilka minut. Dzięki temu dział kadr może skupić się na działaniach o większej wartości merytorycznej, zamiast tracić czas na czynności czysto formalne.

W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej i hybrydowej nowi pracownicy często rozpoczynają obowiązki z miejsca oddalonego od siedziby firmy. Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP pozwala na sprawną finalizację formalności bez konieczności fizycznego kontaktu. Onboarding staje się elastyczny, szybszy i dostosowany do współczesnych realiów, co pozytywnie wpływa na wizerunek pracodawcy i doświadczenia pracowników.

Wyeliminowanie konieczności stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub przesyłania podpisanych dokumentów pocztą oznacza konkretne oszczędności. Przy większej skali zatrudnienia ograniczenie wydatków na papier, materiały biurowe, archiwizację oraz obsługę korespondencji może przełożyć się na wymierne korzyści finansowe. To także działanie zgodne z polityką zrównoważonego rozwoju, redukujące ślad węglowy przedsiębiorstwa.

Rekomendacje kancelarii AXELO

Planowana zmiana przepisów, choć pozornie techniczna, będzie wymagała od pracodawców wcześniejszego przygotowania i dostosowania obowiązujących w zakładzie pracy procedur. Aby nowelizacja mogła zostać wdrożona płynnie i bez ryzyka naruszenia przepisów prawa pracy, zespół AXELO rekomenduje:

• Przegląd i aktualizację wewnętrznych polityk BHP – tak, aby uwzględniały dopuszczenie elastycznych form potwierdzenia odbycia szkolenia, w tym formy dokumentowej i elektronicznej.
• Dostosowanie systemów HR do obsługi elektronicznych potwierdzeń – zarówno poprzez e-mail, jak i inne narzędzia umożliwiające bezpieczne przechowywanie i archiwizację dokumentów w formie cyfrowej.
• Przygotowanie działów HR i kadr do stosowania nowych procedur w praktyce, w tym opracowanie jasnych instrukcji wewnętrznych oraz mechanizmów kontroli zgodności z przepisami.

Jeżeli chcą Państwo mieć pewność, że wdrożenie nowych rozwiązań odbędzie się sprawnie, zgodnie z prawem i bez zakłóceń w procesach kadrowych – zapraszamy do kontaktu z zespołem AXELO. Oferujemy kompleksowy audyt procedur, wsparcie we wdrożeniu oraz pełne bezpieczeństwo prawne na każdym etapie zmian.

Pobierz Informację