Akta pracownicze: dostosowanie przepisów

Na skutek podpisanej przez Prezydenta RP w dniu 27 stycznia 2023 r. ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającej przepisy regulujące pracę zdalną oraz badanie kontroli trzeźwości pracowników konieczne jest także dostosowanie przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej.

Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w chwili obecnej jest na etapie konsultacji. Zgodnie z jego przepisami akta pracownicze zostaną dostosowane do znowelizowanych przepisów kodeksu pracy.

Zmiany w części B akt osobowych

Planowane zmiany obejmą przede wszystkim część B akt osobowych, która poszerzona zostanie o katalog przechowywanych w niej dokumentów. Obecnie w części B akt osobowych pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia pracownika.

Nowo wprowadzonymi dokumentami, przechowywanymi w części B akt osobowych będą dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• kwestiach związanych z kontrolą trzeźwości;
• kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą
• o sposobie przeprowadzania wyżej wymienionych kontroli.

Ponadto część B akt osobowych ulegnie zmianie w zakresie dotychczas obowiązującej telepracy. Nowością będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Jak wskazuje uzasadnienie projektu nowelizacji, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Nowo utworzona część E akt osobowych

Uregulowanie kwestii związanych z kontrolą trzeźwości pracowników skutkuje koniecznością wprowadzenia dotychczas niewystępującej części E akt osobowych. Zgodnie z brzmieniem proponowanych zmian w części tej mają znaleźć się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie innych środków odurzających.

Przepisy rozporządzenia przewidują, iż takimi dokumentami będą:

• informacje o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę na podstawie art. 22 1c kodeksu pracy;
• informacje o badaniu stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez organ uprawniony, a także organ powołany do ochrony porządku publicznego na mocy art. 22 1d §10 kodeksu pracy;
• informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, , na podstawie art. 221d §10 kodeksu pracy oraz art. 221e §2 kodeksu pracy;
• informacje o badaniu pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, na mocy art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy.

Ustawodawca wskazuje, iż dokumentacja przechowywana w części E akt osobowych powinna zawierać szczegółowe informacje o dacie, godzinie, a także minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność substancji działających podobnie do alkoholu. To, co istotne – obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczy wyłącznie sytuacji, w których kontrola wykazała stan nietrzeźwości pracownika lub stan po użyciu substancji działających podobnie do alkoholu.

Okres przechowywania informacji

Uzasadnienie rozporządzenia wprost wskazuje, iż przechowywanie dokumentacji informującej o braku alkoholu lub substancji działających do niego podobnie w organizmie pracownika jest bezcelowe, bowiem nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika.

W przypadku pozytywnej kontroli pracodawca zobowiązany będzie do przechowywania dokumentacji w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający jednego roku od dnia ich zebrania.

Kontakt

Sylwia Potępa, adwokat / s.potepa@axelo.pl

Maciej Cupryś, asystent prawny / m.cuprys@axelo.pl