Usprawnienie komunikacji między pracodawcą a związkami zawodowymi – nadchodząca cyfryzacja obowiązków informacyjnych

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (numer projektu: UDER 82). Projekt wpisuje się w rządową inicjatywę deregulacyjną i stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów kadrowo-prawnych w przedsiębiorstwach.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2025 r.

Dlaczego zmiany są potrzebne?

Obecnie znaczna część obowiązków informacyjnych wobec związków zawodowych oraz rad pracowników wymaga zachowania przez pracodawcę formy pisemnej, rozumianej w sposób tradycyjny – jako dokument w formie papierowej z odręcznym podpisem. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania, wydrukowania, podpisania i dostarczenia dokumentów w formie fizycznej, nawet w sytuacjach, gdy codzienna komunikacja między stronami już od dawna odbywa się elektronicznie.

To rozwiązanie nie przystaje do realiów współczesnego rynku pracy, w którym znaczna część interakcji – także w obszarze prawa pracy – przebiega za pośrednictwem poczty elektronicznej, platform komunikacyjnych czy narzędzi do zdalnych spotkań.

Zakres projektowanych zmian

Projekt ustawy zakłada umożliwienie realizowania obowiązków informacyjnych i konsultacyjnych nie tylko w formie pisemnej, lecz także w formie dokumentowej (np. e-mail, skan dokumentu) oraz w formie elektronicznej (np. dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym).

Zmiany obejmą m.in.:

1. Art. 26¹ ustawy o związkach zawodowych
– pracodawca będzie mógł przekazywać informacje o przejściu zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę również w formie dokumentowej lub elektronicznej.

2. Art. 28 ustawy o związkach zawodowych
– informacje niezbędne do prowadzenia działalności związkowej (np. o warunkach pracy, zasadach wynagradzania, sytuacji ekonomicznej pracodawcy) będzie można przekazywać w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

3. Art. 32 ust. 9¹ ustawy o związkach zawodowych
– dopuszczenie składania przez związki zawodowe elektronicznych wniosków o informację dotyczącą liczby osób w kadrze kierowniczej oraz przekazywania elektronicznych odpowiedzi przez pracodawcę.

4. Art. 13 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji
– możliwość stosowania formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej w zakresie:

• informacji o działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy,
• stanie, strukturze i przewidywanych zmianach zatrudnienia oraz działaniach mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,
• działaniach mogących powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Praktyczne skutki dla pracodawców

Wdrożenie projektowanych zmian przyniesie szereg wymiernych korzyści dla przedsiębiorstw, zarówno w obszarze organizacji pracy, jak i efektywności operacyjnej.

Po pierwsze, procedury związane z wymianą informacji ze związkami zawodowymi i radami pracowników ulegną znacznemu uproszczeniu. Zniesienie obowiązku każdorazowego przygotowywania dokumentów w formie tradycyjnej, papierowej, pozwoli pracodawcom ograniczyć liczbę formalnych czynności, które do tej pory wydłużały proces przekazywania informacji i generowały dodatkowe obciążenia administracyjne.

Po drugie, czas obiegu dokumentów zostanie istotnie skrócony. Przekazywanie pism, informacji i wniosków w formie dokumentowej lub elektronicznej umożliwi ich natychmiastowe doręczenie, co jest szczególnie istotne w przypadku spraw wymagających pilnej reakcji. Dzięki temu możliwe będzie szybsze przeprowadzanie konsultacji czy realizacja obowiązków ustawowych, bez opóźnień wynikających z przesyłania korespondencji w formie papierowej.

Po trzecie, archiwizacja dokumentów stanie się prostsza i bardziej efektywna. Pliki elektroniczne można łatwo przechowywać, wyszukiwać i porządkować, co ułatwia zachowanie porządku w dokumentacji oraz szybki dostęp do materiałów w przypadku potrzeby weryfikacji treści czy terminów.

Wreszcie, zmniejszeniu ulegną koszty administracyjne. Ograniczenie zużycia papieru, materiałów biurowych i nakładu pracy pracowników działów administracyjnych przełoży się na realne oszczędności, jednocześnie wspierając realizację polityki zrównoważonego rozwoju poprzez redukcję zużycia zasobów naturalnych.

Rekomendacja dla pracodawców

Choć projektowane zmiany niewątpliwie ułatwią codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw, wdrożenie nowych rozwiązań będzie wymagało od pracodawców świadomego i dobrze zaplanowanego dostosowania procedur wewnętrznych. Chodzi nie tylko o aktualizację regulaminów pracy i obiegu dokumentów, ale również o zapewnienie, by systemy informatyczne spełniały najwyższe standardy bezpieczeństwa danych – co w świetle rosnących wymogów w zakresie ochrony informacji jest absolutnym priorytetem.

Aby w pełni wykorzystać potencjał nowo projektowanych przepisów i uniknąć ryzyka organizacyjnego, Kancelaria AXELO rekomenduje podjęcie działań takich jak:

• Przegląd i aktualizacja wewnętrznych regulacji – weryfikacja obowiązujących procedur pod kątem dopuszczalnych form przekazywania dokumentów oraz identyfikacja zapisów wymagających zmiany.
• Mapowanie procesów możliwych do pełnej digitalizacji – wskazanie obszarów, które można bezpiecznie i zgodnie z prawem przenieść do obiegu elektronicznego, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej wartości dokumentów.
• Przygotowanie kadr i działów HR – opracowanie jasnych instrukcji oraz przeprowadzenie szkoleń z nowych procedur, tak aby zminimalizować ryzyko błędów w komunikacji ze związkami zawodowymi i radami pracowników.

Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, nowe przepisy mogą stać się dla pracodawców nie tylko ułatwieniem, ale i impulsem do wprowadzenia nowoczesnych, bezpiecznych i efektywnych standardów komunikacji w organizacji.

POBIERZ informację