Zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Dodatkowo za pośrednictwem KSeF możliwe jest jej nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Zgodnie z ostatnim projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, rozwiązanie dotyczące obligatoryjnego e-fakturowania miało wejść w życie 1 stycznia 2024 r. Jednakże w związku z szerokimi konsultacjami publicznymi, Ministerstwo Finansów proponuje zmiany uwzględniające postulaty organizacji przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury.

Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało zastosowanie do czynności, których obowiązek udokumentowaniem fakturą wymaga obowiązująca ustawa o VAT. Chodzi więc przede wszystkim o czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G),

Obligatoryjnym e-fakturowaniem miały być objęte również faktury konsumenckie (B2C). Ministerstwo Finansów planuje jednak  ich wyłącznie z tego obowiązku. Dodatkowo,  również bilety spełniające funkcję faktur (w tym paragony na autostradach płatnych) mają zostać wyłączone z KSeF.

Ministerstwo Finansów zakłada również zmiany w terminach obowiązywania niniejszych przepisów tj. przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. oraz wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT do dnia 1 stycznia 2025 r. Natomiast faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

Celem wprowadzenia ujednoliconego standardu obrotu e-fakturami jest uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić nadużycia. Wprowadzenie KSeF wiąże się również z licznymi korzyściami dla przedsiębiorców m.in. krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 na 45 dni), uproszczony obieg dokumentów, zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, ułatwienie i przyśpieszenie wzajemnych rozliczeń i księgowania, brak konieczności dodania oznaczenia duplikat przy ponownym wystawieniu faktury, czy oznaczenia faktura korygująca lub korekta przy wystawieniu faktury korygującej.

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest więc zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.  W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu.

Dodatkowo projekt przewiduje wysokie kary pieniężne za niewystawienie e-faktur lub wystawienie ich w nieodpowiedniej postaci – kara pieniężna do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Kary te miały  obowiązywać od 1 lipca 2024 r., jednak w tym zakresie również planowane są zmiany – liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Kontakt

Martyna Pałka, adwokat / m.palka@axelo.pl