KSeF a cło. Jak dokumentować eksport?

Dokumenty wykorzystywane przy odprawie celnej

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF rodzi w praktyce wątpliwości co do dokumentów, którymi należy posługiwać się na potrzeby odprawy celnej. W szczególności pojawia się pytanie, czy zgłoszeniu celnemu powinna towarzyszyć wizualizacja faktury ustrukturyzowanej zawierająca numer KSeF i kod QR, czy też wystarczające jest przedłożenie faktury handlowej spełniającej wymogi przewidziane dla procedury celnej.

Z perspektywy prawa celnego kluczowe znaczenie ma to, czy dokument dołączany do zgłoszenia odpowiada wymaganiom przewidzianym dla faktury handlowej. Zgodnie z § 33 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 września 2016 r. w sprawie zgłoszeń celnych dokument ten powinien zawierać w szczególności dane stron transakcji, numer, miejsce i datę wystawienia, rodzaj i ilość towarów, ich wartość oraz warunki dostawy. Przepisy celne nie przewidują natomiast obowiązku posługiwania się numerem KSeF, kodem QR ani wizualizacją faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana a dokumentacja celna

Na gruncie ustawy o VAT ocena tej kwestii przedstawia się odmiennie. Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, a dokument wykorzystywany wyłącznie dla potrzeb zgłoszenia celnego nie jest z nią tożsamy, jeżeli nie został wystawiony w tym trybie. Z perspektywy rozliczeń podatkowych zasadnicze znaczenie ma zatem nie sam dokument przedstawiany organowi celnemu, lecz to, czy faktura dokumentująca eksport została prawidłowo wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte pozostają zgodne z dokumentacją eksportową, w szczególności ze zgłoszeniem celnym i dokumentem potwierdzającym wywóz towarów.

Udostępnienie faktury poza KSeF

Istotne znaczenie ma również sposób udostępnienia faktury poza KSeF. W przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT, w tym przy udostępnianiu faktury podmiotowi zagranicznemu, wizualizacja faktury ustrukturyzowanej przekazywana poza systemem powinna zostać opatrzona kodem QR umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych. W tym zakresie należy więc wyraźnie odróżnić wymogi właściwe dla obrotu podatkowego od wymogów odnoszących się do procedury celnej. Brak kodu QR nie wyłącza możliwości wykorzystania dokumentu handlowego na potrzeby zgłoszenia celnego, ale może mieć znaczenie dla oceny prawidłowości udostępnienia faktury poza systemem.

Tryb offline24 i bezpieczeństwo rozliczeń

W praktyce należy uwzględnić także rozwiązania przewidziane dla trybu offline24. Tryb ten umożliwia wystawienie faktury poza KSeF i jej późniejsze przesłanie do systemu. Nie zmienia to jednak podstawowego rozróżnienia pomiędzy dokumentem handlowym wykorzystywanym dla potrzeb odprawy a fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu ustawy o VAT. Z punktu widzenia bezpieczeństwa rozliczeń kluczowe znaczenie ma zachowanie spójności pomiędzy dokumentacją celną a danymi wynikającymi z faktury wprowadzonej do KSeF. Dla ograniczenia ryzyk podatkowych zasadne pozostaje więc uprzednie wystawienie faktury w KSeF przed dokonaniem zgłoszenia celnego.

Wnioski praktyczne

W konsekwencji do odprawy celnej może zostać wykorzystana faktura handlowa, która nie spełnia technicznych wymogów właściwych dla wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, o ile zawiera dane wymagane przez przepisy celne. Nie zastępuje ona jednak faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu ustawy o VAT. Prawidłowe udokumentowanie eksportu wymaga zatem równoległego uwzględnienia wymogów prawa celnego oraz obowiązków fakturowych wynikających z ustawy o VAT.

Obowiązkowy KSeF wymaga od przedsiębiorców nie tylko dostosowania sposobu fakturowania, lecz także weryfikacji procesów, w których obowiązki podatkowe łączą się z regulacjami szczególnymi. Z tego względu zasadne jest przeprowadzenie audytu przyjętych rozwiązań, uporządkowanie procesów wewnętrznych oraz wdrożenie procedur ograniczających ryzyka związane z fakturowaniem i obiegiem dokumentów.