Korekta PKPiR a otrzymanie dowodu kosztowego z opóźnieniem

Dnia 2 marca 2023 r. opublikowano w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów interpretację ogólną MF z 23 lutego 2023 r. (nr DD2.8202.3.2022) w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów. Interpretacja jest korzystna zwłaszcza dla biur rachunkowych, gdyż przewiduje brak konieczności dokonywania korekty wstecznej w przypadku opóźnionego otrzymania dowodu kosztowego poprzez możliwość ujmowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w miesiącu, w którym dowód został przekazany do biura rachunkowego.

Ważne jest jednak, aby uwzględnienie kosztu nastąpiło w każdym wypadku do końca roku, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 oraz ust. 5 – 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszt ten może być potrącony. Zasadniczo bowiem, zgodnie z art. 22 ust. 4, KUP muszą być potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, o ile podatnik PKPiR nie zdecydował się na zasady potrącania kosztów dotyczące podatników prowadzących księgi rachunkowe określone w ustępach 5 – 5c.

Dla podatników prowadzących PKPiR dniem poniesienia kosztu jest dzień  wystawienia faktury lub innego dowodu będącego podstawą dla zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Dokładne zasady ujmowania wydatków w KUP określa zaś rozporządzenie MF z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia PKPiR, zgodnie z którym zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu albo sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się natomiast raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu  następnym (§ 16 rozporządzenia).

Natomiast jeżeli zapisów dokonuje biuro rachunkowe, zgodnie z rozporządzeniem zapisy dotyczące kosztów ujmuje się w porządku chronologicznym, na podstawie dowodów przekazanych przez podatnika zgodnie z umową z biurem rachunkowym, „w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni” (§ 27 ust. 1 rozporządzenia). Brzmienie przepisu powodowało problem w przypadku spóźnionego otrzymania przez podatnika dowodu poniesienia kosztu lub spóźnionego przekazania tego dowodu do biura rachunkowego (np. po przekazaniu dowodów kosztów poniesionych po koszcie, którego dowód jest przekazywany z opóźnieniem). Powodowało to trudności z prowadzeniem zapisów w porządku chronologicznym i wymuszało korekty zapisów już poczynionych.

Minister Finansów zauważając, że praktyka ta znacznie utrudnia działalność biur rachunkowych oraz nie przyczynia się do dbałości o interesy fiskalne państwa (wszak brak dostarczenia na czas wszystkich dowodów dotyczących kosztów prowadzi do zawyżenia, a nie zaniżenia zaliczki na podatek dochodowy), wydał interpretację sankcjonującą ujmowanie kosztowych dowodów księgowych w momencie ich otrzymania przez podatnika lub przekazania dowodu do biura księgowego.

W kolumnie PKPiR dotyczącej daty zdarzenia gospodarczego wpisuje się w dalszym ciągu dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu, a data ta (oraz cały wpis dotyczący kosztu) nie musi być w wierszu przypadającym na nią zgodnie z chronologią. W kolumnie „uwagi” można natomiast zamieścić adnotację dotyczącą przyczyn późniejszego ujęcia kosztu, niż wynikałoby to chronologicznego porządku.

Na marginesie wskazać należy, że analogiczne zasady korekt dotyczące składki zdrowotnej zostały uwzględnione w komunikacie ZUS z 13 stycznia 2023 r.