Sygnaliści – nowe obowiązki emitentów papierów wartościowych

W dniu 5 listopada br. Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (dalej: Ustawa). Do istotnych zmian, jakie wprowadzają nowe przepisy, zaliczyć należy umieszczenie w treści Ustawy instytucji „sygnalistów” oraz określenie obowiązków w zakresie ich ochrony.

Jakie nowe obowiązki nakładana na emitentów papierów wartościowych nowelizacja Ustawy?

Zgodnie z dodanym do Ustawy art. 97d., na emitentów papierów wartościowych nałożono nowy obowiązek posiadania procedur anonimowego zgłaszania przez pracowników wskazanemu członkowi zarządu, a w szczególnych przypadkach - radzie nadzorczej, naruszeń prawa, w szczególności przepisów ustawy, rozporządzenia 2017/1129 oraz procedur i standardów etycznych (tzw. procedury sygnalistów). Jak wskazuje się w treści uzasadniania do projektu Ustawy, wprowadzenie tego uregulowania konieczne jest z uwagi na zapewnienie stosowania w polskim porządku prawnym przepisu art. 41 ust. 4 rozporządzenia  Parlamentu Europejskiego (UE) 2017/1129 z dnia 14 czerwca 2017 r. Wymaga on od „pracodawców zaangażowanych w działalność, która jest regulowana do celów usług finansowych” ustanowienia specjalnego, niezależnego i odrębnego kanału zgłaszania rzeczywistych bądź potencjalnych nieprawidłowości. Wyzwaniem dla emitentów będzie także konieczność zaprojektowania, stworzenia i obsługiwania kanałów przyjmowania zgłoszeń w sposób, który zapewni anonimowość osobom zgłaszającym naruszenia. 

Procedury w zakresie ochrony sygnalistów

W treści  art. 41 rozporządzenia UE 2017/1129 uregulowano zagadnienie zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Istotą zapewnienia stosownej ochrony dla sygnalistów jest odpowiednie wdrożenie przez emitentów skutecznych mechanizmów umożliwiających zgłaszanie im rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń niniejszego rozporządzenia oraz zachęcające do takiego zgłaszania.

Mechanizmy zgłaszania naruszeń obejmować powinny co najmniej:

1. szczegółowe procedury odbierania zgłoszeń w sprawie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń oraz działania następcze w związku z tymi zgłoszeniami, w tym ustanowienie bezpiecznych kanałów komunikacji dla takich zgłoszeń;
2. stosowną ochronę pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy zgłaszają naruszenia – co najmniej przed odwetem, dyskryminacją i innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania ze strony ich pracodawcy lub osób trzecich;
3. ochronę tożsamości i danych osobowych zarówno osoby zgłaszającej naruszenia, jak i osoby fizycznej, której zarzuca się popełnienie naruszenia, na wszystkich etapach procedury, chyba że takie ujawnienie informacji wymagane jest na mocy prawa krajowego w kontekście dalszych czynności dochodzeniowych lub późniejszego postępowania sądowego.

Emitenci zobowiązani będą do dysponowania odpowiednimi procedurami dotyczącymi zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przez swoich pracowników drogą wewnętrzną za pomocą specjalnego, niezależnego i odrębnego kanału.
Kanały te mogą przyjąć różnorodną formę:

• zgłoszenia pisemnego – w formie elektronicznej lub listem tradycyjnym,
• zgłoszenia ustnego – za pośrednictwem telefonu lub innych systemów komunikacji głosowej,
• spotkania osobistego – na wniosek osoby zgłaszającej naruszenie.

Istotne będzie także wyznaczenie odpowiedniej osoby (lub działu) właściwych do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań w związku ze zgłoszeniami. Tymi działaniami są m.in.: wstępna weryfikacja zgłoszenia, opracowanie strategii działania, zaplanowanie i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, raportowanie, na które składa się podsumowanie ustaleń oraz wnioski końcowe i dalsze rekomendacje.

Inne uregulowania dotyczące ochrony sygnalistów

Wsparciem dla spółek we wdrażaniu procedury może być przyjęty przez Giełdę Papierów Wartościowych w dniu 8 października 2018 r. dokument ,,Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.”. Dokument ten zawiera rekomendacje co do sposobu ukształtowania funkcji compliance w organizacji, a także wprowadzenia rozwiązań, które mają minimalizować ryzyko powstania zachowań nieetycznych sprzyjających korupcji i konfliktowi interesów. Standardy te ponadto wskazują jakie działania wyczerpują znamiona pojęcia „należytej staranności” w zakresie ukształtowania procedur i procesów w organizacji zapobiegających zjawisku korupcji.

Dodać także należy, że w dniu 7 listopada 2019 r. Rada Unii Europejskiej zatwierdziła Dyrektywę Parlamentu Europejskiego o ochronie sygnalistów, której istotą są przepisy pozwalające sygnalistom ujawniać informacje wewnętrznie lub bezpośrednio właściwym organom krajowym, a jednocześnie zabraniające represji i wprowadzają zabezpieczenia pozwalające chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Zapewniają im także anonimowość oraz dostęp do środków ochrony prawnej i odszkodowania – te uregulowania mają zostać wprowadzone do polskiego porządku prawnego w ciągu dwóch lat od dnia zatwierdzenia Dyrektywy. 

Wejście w życie Ustawy

Znowelizowana Ustawa weszła w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Emitenci już z upływem listopada br. powinni być przygotowani by wdrożyć procedury zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy.