Polityka przetwarzania danych osobowych

Polityka przetwarzania danych osobowych

w

AXELO Ostrowski Domagalski i Wspólnicy sp.k.

 

I. Informacje ogólne o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych (dalej zwana „Polityką”) wyjaśnia, w jaki sposób AXELO Ostrowski Domagalski i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Rzeszowie, al. Tadeusza Rejtana 20 („AXELO”) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zbiera i przetwarza dane osobowe osób fizycznych, będących:

  • jej klientami, kontrahentami, partnerami, współpracownikami, dostawcami, usługodawcami – w tym potencjalnymi;
  • wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów, kontrahentów, partnerów, współpracowników, dostawców, usługodawców  – w tym potencjalnych;
  • innymi osobami, których dane są przetwarzane w celach wykonania umów pomiędzy klientami, kontrahentami, partnerami, współpracownikami, usługodawcami, dostawcami a AXELO;
  • osobami kontaktującymi się z AXELO za pośrednictwem poczty tradycyjnej, telefonicznie, odwiedzającymi stronę internetową AXELO, subskrybentami Newslettera;

W niniejszej Polityce informujemy w szczególności o celu oraz sposobie przetwarzania danych osobowych, okresie ich przechowywania, podstawie prawnej w oparciu o którą przetwarzamy dane osobowe, jak również o prawach przysługujących podmiotom, których dane przetwarzamy.

Dane osobowe przetwarzamy z największą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj. w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r.   o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), przestrzegając prawa do ochrony prywatności i gwarantujemy, że dane osobowe będą właściwie chronione przed dostępem osób nieuprawnionych.

Dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane przetwarzamy,                             a w szczególności zapewniamy, że dane osobowe zbieramy dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddajemy ich dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Dbamy o to, aby dane osobowe były poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania.

II. Informacje o administratorze danych osobowych

Administratorem danych osobowych osób fizycznych wskazanych powyżej jest AXELO Ostrowski Domagalski i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Rzeszowie, al. Tadeusza Rejtana 20, 35-315 Rzeszów, KRS: 0000535885, NIP: 8133699440, REGON: 360354288. 

Kontakt z administratorem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest pod adresem mailowym: odo@axelo.pl oraz korespondencyjnym: AXELO Ostrowski Domagalski i Wspólnicy sp.k.,  al. T. Rejtana 20, 35 – 315 Rzeszów.

III. Rodzaje danych osobowych oraz źródło pozyskania danych

W związku ze współpracą (możliwością nawiązania współpracy) z AXELO, możemy przetwarzać pozyskane bezpośrednio od osób fizycznych wyszczególnionych na wstępie niniejszej Polityki dane osobowe, takie jak:

  • imiona i nazwiska
  • adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
  • numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
  • numer PESEL,
  • informacja o stanowisku służbowym,
  • specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej);
  • numer rachunku bankowego,

przy czym zakres przetwarzanych danych osobowych jest każdorazowo determinowany celem przetwarzania.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a AXELO, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.  W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z AXELO, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

AXELO może również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni lub których są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy AXELO a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

***

Podczas korzystania ze strony internetowej AXELO dostępnej pod domeną: www.axelo.pl (zwanej dalej „Stroną internetową”) mogą Państwo zostać poproszeni o podanie niektórych swoich danych osobowych, w szczególności poprzez wypełnienie lub przesłanie:

  • formularza zapisu na Newsletter,
  • dokumentu CV oraz listu motywacyjnego.

Dane gromadzone za pomocą formularza zapisu na Newsletter to: adres poczty elektronicznej.

W przypadku kierowania do AXELO korespondencji mailowej zawierającej CV i list motywacyjny będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe podane w CV i liście motywacyjnym.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, lecz konieczne w celu:

  • świadczenia usługi Newsletter;
  • przeprowadzenia procesu rekrutacji.

Ponadto możemy również rejestrować Pani/Pan dane, kiedy kontaktują się Państwo z nami telefonicznie lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pisząc lub dzwoniąc na numery lub adresy naszych biur podane na naszej Stronie internetowej.

Pani/Pan aktywność na Stronie internetowej jest rejestrowana w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach dotyczących systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzamy przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usługi Newsletter. AXELO przetwarza również te dane w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania nim, a także w celach analitycznych i statystycznych.

Ponadto Strona internetowa korzysta również z plików cookies. Są one wykorzystywane w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie, w celu optymalizacji treści dostępnych na Stronie internetowej, dostosowania ich do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika, jak również dla celów reklamowych i statystycznych. Więcej o plikach cookies mogą Państwo przeczytać w Informacji o plikach cookies.

IV. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych

 

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w określonych poniżej celach. 

Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz okres przetwarzania danych w tym celu. 

 

 

 

 

CEL

 

 

 

PODSTAWA PRAWNA

 

 

OKRES PRZETWARZANIA

Zawarcie i wykonanie umowy

art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

okres wykonywania zobowiązań umownych oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z obowiązujących przepisów prawa

Wykonanie umowy pomiędzy AXELO a innym podmiotem –

jeżeli są Państwo osobami wskazanymi przez ten podmiot jako osoby do kontaktów lub reprezentantami takiego podmiotu będącego osobą prawną

 

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest wykonywanie umowy pomiędzy administratorem a innym podmiotem, ochrona praw, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

okres wykonywania zobowiązań umownych oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

realizacja obowiązku prawnego sporządzenia                                      i przechowywania dokumentacji

art.6 ust.1 lit. c) RODO

termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów prawa

potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.  prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia

okres wykonywania zobowiązań umownych oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa

 

Newsletter

art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

okres wykonywania zobowiązań z umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa

 

Przedstawienie oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe

art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

okres prowadzenia negocjacji poprzedzających zawarcie umowy

Marketing usług własnych

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest informowanie osób pozostających w bieżących relacjach z administratorem o usługach administratora

 

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – odrębna, dobrowolnie wyrażona zgoda – w przypadku osób nie pozostających w bieżących relacjach z administratorem

do czasu uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO lub cofnięcia zgody

Kontakt telefoniczny

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez administratora działalnością gospodarczą

do czasu uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

Rekrutacja

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami Kodeksu pracy 

 

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa oraz dla celów przyszłych rekrutacji

 

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obronie lub dochodzeniu roszczeń

Przez czas trwania procesu rekrutacyjnego na konkretne stanowisko, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych do czasu wycofania zgody (nie dłużej jednak niż przez 3 lata)

Inicjowanie i utrzymywanie kontaktów biznesowych

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. w drodze wymiany wizytówek

do czasu uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

 

V. Odbiorcy danych osobowych

 

Pani/Pana  dane osobowe mogą być ujawniane naszym zaufanym partnerom biznesowym, tj. podmiotom z którymi współpracujemy, w celach o których mowa powyżej, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe,  podmiotom świadczącym na rzecz AXELO usługi doradztwa prawnego, podmiotom realizującym dostawę przesyłek pocztowych/kurierskich, agencjom marketingowym, rekrutacyjnym, firmom windykacyjnym i audytorskim, a ponadto organom bądź osobom trzecim, które wystąpią ze stosownym żądaniem, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.

 

Pani/Pana dane osobowe, w szczególnych sytuacjach tj. związanych z korzystaniem przez nas z usług, narzędzi i aplikacji oferowanych przez Google Inc. oraz The Rocket Science Group LLC (operator aplikacji MailChimp) mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku powyższych podmiotów, w tym przypadku używania przez AXELO systemów Google Analitics, Google Adwords, Google Search Console dane są przekazywane w oparciu o Decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. przyjętą na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (notyfikowana jako dokument nr C(2016).

 

VI. Bezpieczeństwo danych

 

Wykorzystujemy wszelkie techniczne i organizacyjne sposoby, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanym danym osobowym i chronimy je przed przypadkowym lub celowym zniszczeniem, przypadkową utratą, modyfikacją, nieautoryzowanym ujawnieniem lub dostępem. Informacje są przechowywane i przetwarzane na serwerach o wysokim stopniu zabezpieczeń, z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, spełniających wymogi polskiego prawa.

 

Na bieżąco prowadzimy analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez nas w sposób bezpieczny, zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

 

Dbamy o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.

Podejmujemy również wszelkie niezbędne działania, by także nasi podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie.

 

VII. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych;
  • prawo sprostowania danych;
  • prawo usunięcia danych;
  • prawo ograniczenia przetwarzania danych;
  • prawo przenoszenia danych;
  • prawo sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora),
  • prawo do wycofania zgody (gdy przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o zgodę);
  • prawo do skargi.  

 

Realizacja powyższych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pan odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.

Zwracamy uwagę, że:

  • prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wymienionych w przepisach RODO;
  • prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy;
  • cofnięcie zgody na przetwarzanie danych jest dopuszczalne w każdym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;

 

  • wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych jest dopuszczalne w każdym momencie i powinno zawierać uzasadnienie (za wyjątkiem sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych, gdzie uzasadnienie nie jest wymagane);
  • możemy odmówić usunięcia danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • w niektórych przypadkach możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności podmiotu wnoszącego sprzeciw lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO osoba, której dane dotyczą może złożyć skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

VIII. Informacja o plikach cookies

Pliki cookies są niewielkimi plikami tekstowymi, które są przechowywane przez Pani/Pana przeglądarkę. Zawierają zbiory informacji, które są zapisywane na Pani/Pana komputerze podczas odwiedzin Strony internetowej. Następnie, podczas każdej kolejnej wizyty są wysyłane z powrotem do serwisu, z którego zostały pobrane lub do innego, który rozpoznaje dany plik cookie.

Pliki cookies są użyteczne, ponieważ umożliwiają witrynie rozpoznanie urządzenia użytkownika przy ponownej wizycie na Stronie internetowej. Chcemy wiedzieć, które kategorie są odwiedzane częściej niż pozostałe, dzięki czemu możemy pracować nad tym, aby nasza oferta i sposób jej przedstawiania doskonale odpowiadały Państwa oczekiwaniom.

Pliki cookies w żaden sposób nie niszczą, ani nie uszkadzają systemu w Twoim komputerze, zapisanych plików, ani też celowo nie wpływają niekorzystnie na jego wydajność lub funkcjonalność. Identyfikacja odbywa się bezosobowo, bezimiennie i są to jedynie dane, dotyczące sposobu i formy korzystania z Serwisu.

Więcej informacji na temat plików cookies można znaleźć na stronie: http://wszystkoociasteczkach.pl lub sekcji „Pomoc” przeglądarki internetowej.

Dlaczego wykorzystujemy pliki cookies ?

W ramach Strony internetowej pliki cookies są wykorzystywane w celu:

  • świadczenia usług;
  • dostosowania zawartości do preferencji użytkowników oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać Pani/Pana urządzenie i odpowiednio wyświetlić Stronę internetową;
  • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze Serwisu, co umożliwia ulepszanie jej struktury i zawartości;
  • prezentacji reklam w sposób dopasowany do Pani/Pana wyjątkowych potrzeb i zainteresowań;
  1. zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności Strony internetowej.

Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

W ramach Strony internetowej stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies:

  • sesyjne – są to pliki tymczasowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym do czasu opuszczenia Strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej); oraz
  • stałe - są to pliki przechowywane w urządzeniu końcowym przez czas określony w parametrach tych plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Ze względu na cel w ramach Strony internetowej stosujemy następujące rodzaje plików cookies:

  • wymagane pliki cookies – są to pliki niezbędne dla sprawnego poruszania się po Stronie internetowej i korzystania z wszystkich jej funkcji. Zgoda użytkownika na korzystanie przez nas z tych plików cookies nie jest wymagana;
  • pliki cookies wydajności – zbierają informacje na temat sposobu korzystania z Strony internetowej przez użytkownika, m.in. najczęściej odwiedzanych stron oraz komunikatów o wystąpieniu błędów. Nie zbierają informacji identyfikujących użytkowników. Ich celem jest poprawa działania Strony internetowej;
  • pliki cookies funkcjonalności - pliki te pozwalają witrynie zapamiętać wybory, jakich (o ile w ogóle) dokonuje użytkownik (nazwa użytkownika, język lub region) i dostarczyć funkcje dostosowane do indywidualnych potrzeb (o ile takie funkcje są dostępne). Na przykład, witryna może posłużyć do zapamiętywania zmian rozmiaru tekstu, czcionki i innych zindywidualizowanych elementów strony internetowej. Informacje zbierane w takich plikach są anonimowe i nie śledzą aktywności użytkowników na innych witrynach;
  • pliki cookies reklamowe – pomagają w dostarczaniu reklam odpowiadających zainteresowaniom użytkownika. Mogą zbierać informacje o zwyczajach korzystania z przeglądarek i dostosować treść reklamy do zainteresowań użytkownika; 
  • pliki cookies statystyczne – służące do zliczania statystyk dotyczących Strony internetowej.

Zarządzanie plikami cookies

Prawdopodobnie Państwa przeglądarka domyślnie jest skonfigurowana do akceptowania wszystkich plików cookies.

Mogą Państwo jednak samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu przez pliki cookies do urządzenia końcowego. Zmiany ustawień, o których mowa, mogą Państwo dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu na urządzeniu końcowym. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Niedokonanie zmian oznacza, że pliki cookies mogą być zamieszczane i przechowywane w urządzeniu końcowym, a tym samym, że będziemy przechowywać pliki cookies w Państwa urządzeniu końcowym i uzyskiwać dostęp do tych plików.

Ponadto, w każdej chwili mogą Państwo usunąć pliki cookies, korzystając z dostępnych funkcji w przeglądarce internetowej.

Należy pamiętać, że ograniczenie stosowania plików cookies, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w ramach naszej Strony internetowej.

 

IX. Zmiany Polityki

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Aktualna wersja Polityki zostaje przyjęta w dniu 25 maja 2018 r. i obowiązuje od tego dnia.

Masz pytania? Chętnie odpowiemy.

KATARZYNA KANIK / RADCA PRAWNY

+17 230 65 80