Zmiany w Kodeksie pracy – praca zdalna od 2023 r.

W dniu 13 stycznia 2023 r. Sejm uchwalił ustawę regulującą m.in. zasady pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Ustawa czeka obecnie na podpis Prezydenta RP. W części dotyczącej pracy zdalnej wejdzie w życie dwa miesiące po dniu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Wprowadzone rozwiązania są niezwykle istotne z uwagi na popularyzację tej formy pracy, która została rozpowszechniona podczas pandemii COVID-19. Obecnie praca zdalna oraz hybrydowa stanowią powszechnie przyjmowane formy świadczenia pracy przez pracowników dlatego nowelizacja stanowi konieczny krok do dostosowania prawa do nowych realiów i wyzwań w sektorze pracy. Dotychczas obowiązujące przepisy nie zawierały bowiem definicji pracy zdalnej, a co za tym idzie zasad obejmujących jej świadczenie, a stosowanie zdalnego trybu pracy uregulowane było wyłącznie przez specustawę covidową.

Definicja pracy zdalnej

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem Kodeksu pracy, praca zdalna będzie polegać na wykonywaniu swoich obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

To co istotne – ten rodzaj pracy zarówno pracownik jak i pracodawca będą mogli uzgodnić podczas zawarcia umowy o pracę, ale także w trakcie trwającego już stosunku pracy – wówczas pracownik będzie zobligowany do złożenia stosownego wniosku.

Obowiązki podczas świadczenia pracy zdalnej

Podczas świadczenia pracy zdalnej pracownik będzie mieć obowiązek pozostawania w określonym miejscu oraz musi być w pełni dostępny do pracy, analogicznie tak jak gdyby przebywał w siedzibie pracodawcy lub  innym wyznaczonym miejscu świadczenia pracy. Warto zwrócić uwagę na to, iż pracownik z własnej inicjatywy nie będzie mógł zmienić miejsca wykonywania pracy, powinien także zadbać o dobrą jakość połączenia umożliwiającego świadczenie pracy.

Kiedy pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej?

W szczególnych przypadkach pracownik składający wniosek o możliwość świadczenia pracy w trybie zdalnym nie będzie mógł spotkać się z odmową pracodawcy. Znowelizowane przepisy przewidują, iż obowiązek pracodawcy do wyrażenia zgody na pracę zdalną będzie miał miejsce w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4 roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzica dziecka, posiadającego zaświadczenie o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
• rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).
• rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Wniosek będzie mógł zostać odrzucony w przypadku, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy. Odmowa będzie musiała zostać uzasadniona na piśmie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia przez pracownika wniosku o świadczenie pracy w trybie zdalnym.

Praca zdalna a siła wyższa

Pracodawca będzie uprawniony do wprowadzenia pracy zdalnej na podstawie polecenia w sytuacji obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia lub stanu epidemicznego, a także stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu oraz w okresie, w którym na skutek siły wyższej zapewnienie odpowiednich warunków BHP w miejscu pracy nie będzie możliwe. Pracodawca będzie mógł w każdym czasie odwołać wykonywanie pracy zdalnej za co najmniej 2 dniowym uprzedzeniem.

Koszty pracy zdalnej

Pracodawca zobowiązany będzie do zapewnienia pracownikowi między innymi odpowiednich materiałów i narzędzi pracy z uwzględnieniem urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto na pracodawcy będzie ciążyć obowiązek pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną – wśród których wyróżnić można chociażby poniesione koszty za zużytą energię elektryczną.

Okazjonalna praca zdalna

Na wniosek pracownika pracodawca będzie mógł udzielić pracownikowi zgody na pracę w trybie zdalnym w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym, wówczas nie będzie on zobowiązany między innymi do zapewnienia materiałów niezbędnych do wykonywania pracy.

Uregulowanie pracy zdalnej

Nowelizacja nakłada na pracodawców obowiązek określenia warunków wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową działającą u danego pracodawcy lub w regulaminie ustalonym przez pracodawcę w razie braku porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa taka organizacja –(wówczas regulamin należy skonsultować z przedstawicielami pracowników).

Kontakt

Sylwia Potępa, adwokat / s.potepa@axelo.pl

Maciej Cupryś / m.cuprys@axelo.pl