Ujednolicenie formy wniosków pracowniczych – jak wpłynie na działalność pracodawców?

Projektowane zmiany w Kodeksie pracy mają znacząco uprościć sposób składania przez pracowników różnego rodzaju wniosków do pracodawców. Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (numer UDER52) przewiduje odejście od dotychczas obowiązującego wymogu składania wybranych dokumentów wyłącznie w formie pisemnej, zastępując go możliwością ich składania zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Dzięki temu pracodawcy unikną uciążliwej konieczności każdorazowego sprawdzania dopuszczalnej formy wniosków.

Zróżnicowane formy wniosków – obecne wyzwania dla pracodawców

W obecnym stanie prawnym Kodeks pracy przewiduje różne wymogi formalne dotyczące wniosków pracowniczych. Niektóre wnioski muszą być składane w formie pisemnej, inne mogą mieć formę elektroniczną, a kolejne dopuszczają formę papierową lub elektroniczną. Taka różnorodność prowadzi często do niejasności oraz problemów praktycznych.

Przykładowo, indywidualny rozkład czasu pracy wymaga pisemnego wniosku, ale już pracownik pracujący zdalnie może złożyć taki sam wniosek również elektronicznie. W efekcie identyczne sprawy mogą wymagać innych form złożenia dokumentów – wyłącznie ze względu na szczególną sytuację danego pracownika. Taka sytuacja prowadzi również do często niezrozumiałego zróżnicowania w traktowaniu pracowników, gdyż wymogi formalne dotyczące składania wniosków różnią się w zależności od trybu wykonywania pracy lub sytuacji osobistej zatrudnionego.

Co przewidują nowe regulacje?

Planowane zmiany zakładają jednolite wprowadzenie możliwości składania wniosków zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej dla szerokiego zakresu spraw. Dotyczyć to będzie m.in.:

• ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• stosowania elastycznej organizacji pracy,
• wniosków o urlopy bezpłatne,
• wniosków o czas wolny za godziny nadliczbowe,
• przekazywania informacji o monitoringu,
• konsultacji z organizacjami związkowymi.

Zgodnie z projektem, forma elektroniczna będzie obejmowała nie tylko dokumenty podpisane elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, ale również zwykłą korespondencję mailową, a nawet komunikację przez SMS czy komunikatory internetowe.

Jakie korzyści przyniosą projektowane zmiany?

Ujednolicenie formy wniosków to przede wszystkim duże ułatwienie organizacyjne oraz oszczędność czasu. Pracodawcy i działy HR nie będą musieli już weryfikować każdorazowo poprawności formy składanych dokumentów. Pracownicy zyskają natomiast większą swobodę oraz wygodę w załatwianiu formalności pracowniczych.

Jak przygotować firmę na nowe przepisy?

Mimo uproszczenia procedur, zmiany wymagają dostosowania wewnętrznych regulacji oraz procedur obiegu dokumentów. Kancelaria AXELO rekomenduje przeprowadzenie audytu obecnych zasad oraz stopniowe dostosowanie wewnętrznych przepisów do nowych wymagań prawnych, aby uniknąć niejasności, błędów organizacyjnych czy problemów formalnych.

POBIERZ MATERIAŁ

Zachęcamy do kontaktu – nasi eksperci pomogą Państwa organizacji sprawnie przygotować się do zmian, zapewniając pełną zgodność z nowymi przepisami oraz komfort działania w nowym otoczeniu prawnym. Pomimo, iż projekt ustawy nie został jeszcze uchwalony – warto już teraz zweryfikować wewnętrzne regulacje obowiązujące w Państwa organizacji.